Bàn luận về hợp đồng freelancer trên mạng Việt Nam thường xoay quanh một câu hỏi: có cần công chứng không. Câu hỏi đó không sai, nhưng nó không phải chỗ hay mất tiền. Tiền của người làm dịch vụ mất ở ba chỗ khác: đợt cuối không có điều kiện chốt rõ, phạt chậm trả không ai ghi, và chứng cứ nằm rải rác trong tin nhắn.
Chia tiền theo giai đoạn — nhưng đừng chia đều
Tỷ lệ 30–40–30 (đặt cọc – giữa đường – bàn giao) là điểm khởi đầu hợp lý cho dự án kéo dài từ một tháng trở lên. Với việc ngắn dưới hai tuần, 50–50 thỏa đáng hơn: một nửa trước khi bắt tay, một nửa sau khi nhận file.
Có một biến thể ít người dùng nhưng nên cân nhắc: nâng đợt cuối lên 40% và hạ đợt giữa xuống 30%, kèm điều kiện nghiệm thu ghi rõ từng mốc. Lý do không phải để “phạt” khách, mà để lọc khách từ đầu. Người nghiêm túc làm việc sẽ hỏi lại chi tiết điều kiện nghiệm thu. Người định “làm xong rồi tính” thường im lặng — đó đã là một tín hiệu.
Đặt cọc thì có chỗ dựa pháp lý rõ: đặt cọc được điều chỉnh từ Điều 328 Bộ luật Dân sự 2015. Một bên nhận cọc mà từ chối ký, giữ cọc; bên đặt mà từ chối ký, mất cọc. Nên ghi số tiền cọc bằng chữ và bằng số, và ghi rõ cọc này được trừ vào đợt thanh toán nào.
Điều khoản phạt: con số nào là hợp lệ
Đây là chỗ người ta hay sai. Nếu hợp đồng của bạn là hợp đồng dịch vụ thông thường theo Bộ luật Dân sự, mức phạt do hai bên tự thỏa thuận — nhưng tòa án có thể giảm nếu mức phạt vượt xa thiệt hại thực tế. Nếu quan hệ của bạn rơi vào phạm vi hợp đồng thương mại (bạn đăng ký kinh doanh, bán dịch vụ theo nghề), Luật Thương mại 2005 đặt trần phạt tại 8% giá trị phần nghĩa vụ bị vi phạm. Trước khi ghi con số 20–30% vào hợp đồng, hãy mở Điều 301 Luật Thương mại và Điều 418 Bộ luật Dân sự đọc lại — một dòng tham chiếu trong hợp đồng khiến điều khoản ấy trông có người nghĩ kỹ, và thật sự có người đã nghĩ kỹ.
Lãi chậm trả thì có sẵn quy định: Điều 357 Bộ luật Dân sự 2015 cho phép đòi lãi trên khoản tiền chậm trả. Cách viết gọn nhất là ghi rõ “khoản chậm trả chịu lãi theo mức thỏa thuận, tối đa không vượt lãi chậm trả trung bình trên thị trường do Ngân hàng Nhà nước công bố”. Câu này bạn có thể chép nguyên:
Điều X. Thanh toán và chậm trả
1. Tổng giá trị hợp đồng: [số tiền] đồng (bằng chữ: ...). Đã bao gồm/th chưa bao gồm thuế GTGT: [...]
2. Tiến độ thanh toán: 30% sau khi ký — 40% khi nghiệm thu giữa kỳ — 30% trong vòng 7 ngày kể từ ngày nghiệm thu cuối.
3. Cọc [số tiền] đồng nộp ngày [...], được trừ vào đợt thanh toán cuối.
4. Khoản thanh toán quá hạn 7 ngày kể từ ngày nhận yêu cầu hợp lệ chịu lãi chậm trả theo Điều 357 Bộ luật Dân sự 2015, tính trên số ngày quá hạn.Nghiệm thu: điều kiện “im lặng coi là đạt”
Chỗ hay mất tiền thứ hai là nghiệm thu. Khách nhận file, dùng cả tháng, rồi bảo “chưa hài lòng” mà không nói cụ thể cái gì chưa đạt. Điều bạn cần là một dòng mà phần lớn mẫu hợp đồng trên mạng bỏ quên:
Bên A phải phản hồi nghiệm thu trong 3 ngày làm việc kể từ khi nhận sản phẩm kèm danh sách chỉnh sửa cụ thể. Quá 3 ngày không phản hồi, sản phẩm được coi là đã nghiệm thu. Các yêu cầu chỉnh sửa ngoài phạm vi trích trong phụ lục được tính như một đơn hàng mới.Con số 3 ngày có thể thành 5 hoặc 7, tùy ngành. Điều không nên đổi là phần “ngoài phạm vi phụ lục tính như đơn hàng mới” — đây là ranh giới giữa “chỉnh theo góp ý” và “làm lại free một vòng nữa”.
Chứng cứ nằm ngoài hợp đồng
Tòa nhìn chứng cứ, không nhìn ý chí. Ba thứ nên giữ thành thói quen:
- Ghi chú chuyển khoản đúng nội dung: “tạm ứng 30% hợp đồng ngày 12/3”, đừng ghi “chuyển tiền” cho gọn.
- Chốt kết luận quan trọng bằng một tin nhắn tóm tắt sau buổi gọi: “Như vừa thống nhất, bản revision thứ hai nằm trong phạm vi, từ revision thứ ba tính phí”.
- Lưu file bàn giao kèm thời điểm gửi. Nếu dùng dịch vụ lưu trữ, link dùng chung có dấu thời gian tốt hơn file đính kèm email.
Về công chứng: hợp đồng dịch vụ thông thường không bắt buộc công chứng. Công chứng giúp khi tranh chấp giá trị lớn, nhưng nếu ngân sách không cho phép, một bản có chữ ký hai bên kèm chứng cứ giao dịch thực tế vẫn đủ để khởi kiện. Quyết định tốn kém hơn là khởi kiện hay không — chi phí thời gian của một vụ kiện nhỏ thường vượt giá trị hợp đồng, nên điều khoản “tranh chấp ưu tiên giải quyết qua hòa giải, sau đó mới khởi kiện” có tác dụng lọc sớm hơn tác dụng pháp lý.
Câu hỏi thường gặp
Khách nhận file rồi biến mất, đòi đợt cuối không được, có nên kiện? Tính trước bằng con số: giá trị đợt cuối thường nhỏ hơn chi phí thời gian theo đuổi. Gửi tối đa hai thư yêu cầu (một thư lịch sự, một thư nêu lãi chậm trả và ý định khởi kiện), rồi quyết định. Với khoản nhỏ, nhiều người chọn chia sẻ trong nhóm người cùng nghề — hiệu quả thực tế đôi khi hơn tòa án, nhưng đừng viết sai sự thật.
Khách yêu cầu chuyển khoản vào tài khoản cá nhân của người nhà, có sao không? Yêu cầu chuyển vào đúng tài khoản trùng tên bên ký hợp đồng. Khi ra tranh chấp, dòng tiền trùng tên là chứng cứ sạch nhất; tiền chảy qua tài khoản thứ ba là một câu chuyện nữa phải giải thích.
Khách muốn “làm xong tốt thì trả thêm”, nên đồng ý không? Đồng ý bằng văn bản với con số cụ thể (“thưởng 10% nếu nghiệm thu một lần, không yêu cầu sửa”), hoặc không đồng ý. “Tốt thì trả thêm” không con số sẽ thành lời hứa bằng miệng — và bạn đã đọc phần chứng cứ ở trên.
Quy trình liên quan: xem thêm hợp đồng thuê mặt bằng và tiền cọc và cách ghi khi hóa đơn điện tử xuất sai mã số thuế. Nếu bạn đang làm việc với khách yêu cầu đặt cọc lớn, đọc bài về đặt cọc trước khi ký.